“Nossa maior capacidade de influenciar no sucesso de um projeto é no início!” É essa frase que eu sempre repito durante os cursos de gerenciamento de projetos para Life Sciences que ministro pelo ISPE (International Society for Pharmaceutical Engineering) e que peço para que todos os meus alunos guardem e levem para sua vida profissional para sempre. De acordo com o guia Project Management for the Phamaceutical industry do ISPE, uma boa estratégia de execução de projetos é dividida em etapas de Iniciação, Planejamento e Execução. Vivenciei muitos projetos onde as etapas de Iniciação e Planejamento não foram executadas da forma adequada e o resultado disso foi: plantas com baixa qualidade ou baixa produtividade, atrasos, custos acima do orçamento aprovado, ROI não atendido e não atendimento das expectativas das partes interessadas. Nos últimos dois anos percebi um movimento importante no mercado farmacêutico onde as indústrias estão trabalhando e organizando melhor os seus projetos. Isto tem sido feito através da criação de estruturas organizacionais de PMO e da criação do cargo de gerente de projetos como uma posição formal na organização. Este movimento é importante e ajuda as etapas de planejamento e execução dos projetos, mas ainda não é suficiente para garantir uma boa iniciação destes. Nos últimos anos iniciamos projetos onde o “business case” não era claro, o projeto era inviável ou até mesmo casos onde equipamentos foram adquiridos sem um motivo claro. Como evitar que isso aconteça? Através de estudos de viabilidade e projeto conceitual desenvolvidos com critério! O objetivo de um estudo de viabilidade é responder se a ideia ou “business case” é bom e viável. Para isto é necessário definir os requisitos de alto nível como: volume de vendas estimado, tecnologias a serem utilizadas, mercado alvo, local da instalação, requisitos regulatórios, custo total do investimento, custo de operação e cronograma de implementação de alto nível. Com estas informações é possível avaliar os riscos do projeto e calcular o payback, valor presente líquido e taxa interna de retorno e até mesmo melhorar a ideia inicial. Sendo assim, um projeto é executado apenas se tiver alinhamento estratégico, se for financeiramente viável ou se for para atender uma demanda regulatória. Após a execução do estudo de viabilidade o próximo passo é executar o projeto conceitual. O objetivo desta etapa é estudar alternativas para atendimento da ideia ou “business case”, definir a melhor alternativa e refinar as estimativas de custo e tempo de execução. No projeto conceitual são definidos:

  • requisitos do usuário;
  • requisitos regulatórios a serem atendidos;
  • dimensionamento da planta em função das demandas;
  • análises de opções (conceito da planta, conceitos arquitetônicos, layouts, tecnologias, sistemas de utilidades);
  • estratégia de suprimentos (o que comprar, definição dos pacotes de compra, modelos de contratação, capacidade do mercado, desenvolvimento de fornecedores).

O projeto conceitual deve ser executado por um time de profissionais sênior, com visão interdisciplinar, experiência no mercado farmacêutico e com uma visão de projetos de diferentes indústrias. A participação de partes interessadas de todas as áreas da organização também é fundamental para garantir que os requisitos e necessidades serão levantados, discutidos, e as soluções mais adequadas serão definidas e aplicadas. Conforme o gráfico abaixo podemos observar que no projeto conceitual definimos cerca de 80% do custo do projeto contra um investimento realizado significativamente baixo. A conclusão é que as etapas iniciais do projeto são fundamentais para garantir o sucesso do projeto como um todo. Às vezes nos parece tentador pegar atalhos ou achar que discutir e planejar o projeto é perda de tempo e que o que vale mesmo é colocar a mão na massa e fazer as coisas acontecerem. Infelizmente o final dos projetos que começam de forma incorreta não é bom. Para se ter uma ideia dados de mercado mostram que a fase de iniciação (estudo de viabilidade + projeto conceitual) custam no máximo 1% do investimento total, ou seja, investimos no máximo 1% para definir com segurança como investir os outros 99%. Parece um bom negócio, certo? Para maiores informações sobre boas práticas de gerenciamento de projetos veja o artigo da Harvard Business Review no link: https://hbr.org/2016/11/the-four-phases-of-project-management   Flavio Luiz Lisboa, PMP®, MBA