A crescente demanda de contratação de serviços de engenharia especializada por parte das indústrias farmacêuticas nacionais vem criando oportunidades para as empresas de engenharia. Nesse contexto, as consultorias especializadas estão cada vez mais concorrendo com empresas de projeto com pouca ou nenhuma experiência em projetos farmacêuticos. A falta de conhecimento das possibilidades de contratação e estratégias de execução dos projetos resultam em atrasos, projetos muito caros, problemas de qualidade e de conformidade com a legislação vigente. Este artigo tem por objetivo ressaltar o que fazer – e o que não fazer – na hora de contratar um projeto de engenharia farmacêutica.

·       Conheça os objetivos do seu projeto

Mais importante do que “como” executar um projeto é saber “porquê” o projeto está sendo executado. Conhecer as justificativas que levaram a realização do projeto é fundamental para manter a atenção das equipes no que é relevante para o sucesso do projeto. Defina objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound). Defina os benefícios futuros. Com estas informações fica mais fácil definir as estratégias de contratação e execução do projeto.

·       Conheça as etapas de um Projeto de Engenharia

Desconhecer a função de cada etapa de projeto é uma das armadilhas mais comuns na contratação de projetos de engenharia farmacêutica e causa frustração tanto para o contratante quando para as empresas contratadas.

Em geral, questões relacionadas a viabilidade técnica, requisitos regulatórios, viabilidade financeira e estratégia de negócios estão vinculadas a um Estudo de Viabilidade. O desenvolvimento desse tipo de estudo requer a participação de profissionais experientes, especializados em engenharia farmacêutica e dedicados a estabelecer os requisitos críticos que servirão de base para o design de áreas e sistemas. No caso de um estudo de implantação em um determinado terreno ou quando é preciso explorar mais de uma opção de layout é recomendada a execução de um Projeto Conceitual. Em um projeto conceitual farmacêutico é fundamental que as soluções de engenharia estejam alinhadas com os atributos críticos de qualidade e com os requisitos regulatórios vigentes.

Uma vez que os stakeholders estejam confortáveis com as soluções de projeto e com o investimento total é possível caminhar para o projeto básico. Nessa etapa (também chamada de BoD – Basis of Design) as áreas e sistemas são projetadas até o ponto em que seja possível ir ao mercado e efetuar a contratação de serviços e materiais. Antes do início do Projeto Básico o cliente já deve possuir maturidade suficiente sobre os requisitos regulatórios – como a Qualificação de Projetos – e requisitos de qualidade relativos aos produtos que serão fabricados. Essas informações de base – segundo a legislação – devem ser compiladas em Especificações de Requerimentos de Usuários (URS). O desenvolvimento das URSs de um projeto pode ser responsabilidade da empresa de engenharia, mas as informações devem vir sempre do cliente. Vale lembrar que a qualificação de um projeto não pode ser retroativa.

O Projeto Detalhado de Engenharia serve como um manual de montagem para as construtoras e instaladoras. Nele devem constar as informações pertinentes a execução das montagens e da construção das áreas. A execução de um projeto detalhado requer uma equipe de projetos muito grande por parte dos fornecedores, mas também o engajamento de uma equipe do cliente dedicada a revisão de documentos de engenharia. O atraso nos ciclos de revisão representa um dos maiores fatores de atraso em projetos.

Em um projeto de engenharia, independente da fase, a responsabilidade pelo sucesso é sempre compartilhada. Caso uma das etapas não seja comprida com sucesso existem grandes chances de que a falta de informação resulte em prejuízos de tempo e consequentemente de custo.

·       Invista em um time de projeto capacitado

O produto final de qualquer projeto de engenharia é um conjunto de documentos que incluem desenhos, diagramas, listas ou relatórios. Todos os documentos de um projeto de engenharia precisam ser revisados e aprovados pelo cliente. Desta forma, é preciso que o cliente forme uma equipe composta por profissionais com conhecimento suficiente para efetuar essas revisões.

A ausência de profissionais – ou o uso de profissionais não capacitados – por parte do cliente gera principalmente um atraso nas etapas de revisão de projetos que podem gerar um desalinhamento com o fornecimento de equipamentos e serviços da obra e consequentemente em um prejuízo financeiro.

A alternativa para esse problema é a contratação de empresas que possam assumir a revisão dos projetos de forma independente, representando o cliente junto a uma empresa de projetos. Esses contratos são comumente chamados de Owner’s Representative.

·       Conheça seus Requisitos de Qualidade

A falta de informações sobre os requisitos de qualidade a serem atingidos durante o desenvolvimento do projeto induz as empresas de projetistas a desenvolverem projetos que não atendem a esses requisitos. Em geral essa situação ocorre por desconhecimento das características de processo ou por uma falta de alinhamento com os departamentos de produção e qualidade do cliente.

Nesse contexto, o desenvolvimento das URSs pode representar uma oportunidade para a integração entre as equipes do cliente e consequentemente levam a um alinhamento natural entre os integrantes do time de projeto.

·       Revele seu Budget

Muitas vezes as empresas contratantes mantêm em sigilo a sua estratégia de investimento em um determinado projeto. Isso ocorre quando o cliente decide controlar a publicação de notícias de caráter especulativo, mas também para não influenciar negativamente o valor das propostas emitidas pelas empresas de engenharia.

Essa estratégia, no entanto, não faz sentido depois que a empresa de engenharia é selecionada para iniciar os trabalhos. Manter o budget em sigilo pode levar ao desenvolvimento de projetos extremamente caros que quase sempre resultam em um esforço adicional com engenharia de valores. Sem o limite de custos a imaginação e a vontade se opõem as reais possibilidades de investimento.

É altamente recomendado que os clientes estabeleçam limites claros para o custo de obras e instalações. Essa informação serve como balizador para que as empresas projetem sistemas e especifiquem equipamentos compatíveis com a capacidade de investimento do cliente.

·       Evite Fragmentar Contratos

A estratégia de contratação da execução das obras e instalações também cumpre um papel fundamental no sucesso dos projetos de engenharia farmacêutica. A quantidade de fornecedores e diferentes serviços, bem como diferentes frentes de execução influencia diretamente na quantidade de documentos e pacotes de contratação que a empresa de engenharia deverá gerar. Isso influencia diretamente nos custos de um projeto de engenharia.

Quanto mais centralizados forem os serviços, mais competitivas as empresas executoras podem ser. Em contrapartida, a quebra de pacotes de serviço entre várias empresas executoras aumenta significativamente os custos e riscos com o gerenciamento de contratos. Nesse modelo é muito difícil estabelecer limites claros entre as responsabilidades de cada contratada.

Vale lembrar que o uso de fornecedores qualificados não é apenas uma questão de boa prática de engenharia. A qualificação de fornecedores é um requisito obrigatório na a legislação atual.

·       O barato que sai caro

Em conversas com alguns colegas das mais renomadas construtoras e montadoras no mercado farmacêutico observamos os comentários: o projeto X foi muito difícil de orçar com precisão, o projeto Y teve quase 20% de aditivos, o projeto Z teve 6 meses de atraso. Infelizmente o motivo destes problemas, segundo eles, é o mesmo: projeto de engenharia com baixa qualidade. Mas qual será o motivo pela baixa qualidade dos projetos?

Recentemente observamos que a etapa de projeto de engenharia de grandes e importantes projetos farmacêuticos no Brasil foram contratados por valores significativamente abaixo dos praticados mundialmente. Em alguns casos o investimento no projeto de engenharia foi abaixo de 2% do valor total do investimento. De acordo com benchmarks internacionais, este valor pode variar de 2% a 7% do valor total do investimento.

Muitas vezes um atraso de 1 mês no término do projeto pode ter um impacto financeiro para o cliente final bem maior do que um investimento de 2% a 7% – esperado de um projeto de engenharia. Na maior parte das vezes os aditivos relacionados ao retrabalho ou as indefinições em um projeto podem totalizar um valor maior que os tais 2% a 7%. Fica então a pergunta: Vale a pena economizar ou subestimar a etapa de projeto de engenharia?

Silmas Pareico é arquiteto industrial especializado em projetos para a indústria farmacêutica com mais de 20 anos de experiência no segmento. Silmas atua como palestrante na ISPE Brazil Affiliate e trabalha como Diretor Comercial e SME na Nordika do Brasil.